Trello – vereinfacht die Organisation im Verein

Trello – vereinfacht die Organisation im Verein

Trello hilft bei der Vereinsbuchhaltung, beim Ehrenamtsmanagement und der Administration im Verein

Schluss mit dem Chaos

Habt Ihr auch die Nase voll von zu großen Papierstapeln, E-Mail Terror oder falsch verstandenen Absprachen? Muss alles nicht sein! Heute stellen wir Euch trello.com vor, eine Internetseite, mit der man sich ganz einfach, digital und kostenlos organisieren kann.

Trello könnt Ihr in Eurem gesamten Verein, mit nur einem Kollegen oder auch mit Freunden zusammen nutzen. Das System dahinter ist ganz einfach. Ihr registriert Euch auf trello.com und erstellt dort ein Team und Boards, die vergleichbar mit Tafeln oder To-Do-Listen sind. Jedem Team fügt Ihr anschließend beliebig viele Mitglieder hinzu.

Aufgaben verteilen und im Blick behalten

Wenn Ihr mit der Zusammenstellung Eures Teams fertig seid, beginnt Ihr damit, Karten auf dem Board zu erstellen. Nehmen wir mal an Ihr plant ein Sommerfest, das demnächst in Eurem Verein oder Eurer Stiftung stattfinden soll. Dann fügt Ihr verschiedene Karten hinzu, wie z.B. Getränke bestellen oder Einladungen für Mitglieder verschicken. Auf der Karte tragt Ihr ein, wer für die Aufgabe zuständig ist, bis wann sie erledigt sein soll, welche Unterpunkte alle noch bis zum Abschluss der Aufgabe abgehakt werden müssen…

Mit so einem Board spart Ihr Euch viele Mails, Zettel oder Anrufe. Ihr verwaltet alles zentral auf Trello. Jeder in Eurem Team kann auf das Board zugreifen und sehen, was andere erledigt haben, beziehungsweise, was noch nicht erledigt ist. Alle tragen ein, wie weit sie mit der Aufgabe sind, was noch gemacht werden muss oder ob man mit seiner Aufgabe fertig ist. Die Info ist dann für jeden gleichzeitig sichtbar. Das heißt, Ihr müsst Euch nicht ständig treffen oder warten, bis alle Zeit für ein Treffen haben.

Aufgabenbereiche abtrennen und markieren

Auf Trello findet Ihr zudem noch einige sehr praktische Zusatzfunktionen. Beispielsweise gibt es für unterschiedliche Aufgabenbereiche unterschiedlichen Farbmarkierungen. Die Karten mit den Markierungen filtert man dann so, dass nur bestimmte Aufgabenbereiche, die einen gerade interessieren, angezeigt werden. Das Board wird dadurch noch übersichtlicher. Jedes Teammitglied hat außerdem sein eigenes Profil, über das einem nur die Aufgaben zeigt, für die man selbst zuständig ist.

Normale Kommunikation ist zwar durch Trello nicht ersetzbar, doch es hilft dabei, einige Dinge einfacher zu organisieren. Es werden damit auch einige Hürden überwunden. Wenn zum Beispiel eines Eurer Teammitglieder von zu Hause aus arbeitet, sprecht Ihr Euch trotzdem noch ganz leicht im Internet oder mithilfe der Trello App ab.

Das Trello Basisprogramm ist kostenlos. Alles oben Beschriebene ist mit der Basisversion möglich. Seht Euch außerdem für mehr Informationen und weiteren Ideen wie Trello zu nutzen ist die gut erklärten Webinare auf der Website an.

 

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